样机押金是防损耗的第一道防线。很多供应商怕收押金会吓跑客户，但实际经验告诉我，不收押金的样机管理风险极高。押金金额可以设定为样机市场价的50%到80%，这样客户在使用时会有责任感，不会随意对待。对于长期合作的老客户，可以根据信用评级适当调整押金比例，但绝对不能完全免除押金。
使用期限必须写得清清楚楚。一般建议样机试用期为15到30天，这个时间足够客户完成测试和评估。如果客户需要延长试用期，必须提前申请并支付额外费用。我曾经遇到过客户把样机用了三个月才退回，结果机器已经磨损严重，维修成本远超预期。所以，条款里要明确超期使用的日租金或违约金，比如每天按样机价值的1%收取。
押金退还条件要细化。条款里必须注明，样机退回时必须完好无损，正常使用造成的轻微磨损可以接受，但人为损坏、零件丢失或外观严重损伤要从押金中扣除相应费用。最好在样机发出前和退回时都拍照存档，双方签字确认，这样能避免后续扯皮。对于客户退回的样机，供应商应在7个工作日内完成验收，验收合格后全额退还押金。
样机在运输过程中的损耗往往被忽略。很多供应商只关注客户收到样机后的状态，却忘了运输环节的风险。条款里要明确运输方式，建议使用供应商指定的物流公司，因为合作物流更懂如何包装和搬运高价值设备。如果客户坚持自己安排运输，那么运输途中的一切损坏由客户承担。
保险条款必不可少。样机运输必须购买全额运输保险，保险费用由谁承担要提前约定。一般来说，供应商负责发出时的保险，客户负责退回时的保险。保险金额要覆盖样机的重置成本，包括维修或更换的价格。我记得有一次客户退回样机时没买保险，结果物流途中把设备摔坏了，双方为赔偿问题纠缠了两个月。
包装要求也要写入条款。样机发出时，供应商会提供专业包装，但客户退回时往往随便找个纸箱一塞。条款里要规定，客户退回样机必须使用原包装或同等规格的缓冲材料，否则一旦出现运输损坏，由客户全额赔偿。供应商可以提前准备一些备用包装材料，客户需要时可以付费购买，这样能减少不必要的纠纷。
样机损坏不能一刀切，要分出不同等级来对应赔偿标准。轻度损坏比如外壳划痕、按键松动，可以按维修费用的实际金额赔偿。中度损坏比如屏幕碎裂、电路板故障，赔偿金额应该是维修费加上样机价值10%的折旧费。重度损坏比如整机报废或主要部件损坏，客户需要按样机市场价全额赔偿。
赔偿流程要清晰。客户发现样机损坏后，应在24小时内通知供应商，并提供照片或视频证据。供应商收到通知后48小时内给出维修报价或赔偿方案。如果客户不配合，供应商有权直接从押金中扣除相应费用。条款里还要注明，维修必须由供应商指定或认绿茵追梦（北京）体育文化有限公司可的维修商进行，客户不能私自拆机或找第三方维修，否则视为严重违约。
自然损耗和人为损坏要区分。样机使用一段时间后，肯定会有正常磨损，比如按键手感变松、外观轻微褪色，这些属于自然损耗，供应商应该承担。但如果是客户操作不当导致的故障，比如进水、摔落、电压不稳烧坏电路，这些就是人为损坏。条款里要列举常见的人为损坏情形，让客户签字确认，避免后期争议。
样机试用期结束后，客户必须按时退回。如果客户想购买样机，可以按折旧后的价格成交。折旧率一般按每月5%到10%计算，具体看产品类型。比如一台价值10万元的设备，试用一个月后折旧到9.5万元，客户购买就能省一笔钱。这样既能让供应商快速回笼资金，也能满足客户低价采购的需求。
逾期不退还样机的处理要严厉。条款里要写明，超过使用期限30天仍未退还的，供应商有权按样机市场价全额扣除押金，并视为客户已购买该样机。如果押金不足以覆盖样机价值，供应商可以继续追讨剩余款项。我见过一些供应商对逾期客户一再宽容，结果客户越来越拖延，最后样机被用坏才退回，损失惨重。
样机回收后的检测与维护也要有制度。客户退回样机后，供应商应该在一个工作日内安排技术检测，记录设备状态。如果发现损坏，立即启动赔偿流程。对于退回的样机，不能直接发给下一个客户，必须经过全面维护和测试，确保性能达标。维护成本可以计入销售费用，但每次样机发出的状态都要记录在案，形成闭环管理。
