样机一旦脱离仓库，就必须有清晰的流转记录。建议从出库环节开始，为每台样机建立唯一的编码，这个编码要关联样机的型号、出厂状态、当前价值以及借出对象。简单来说，就像给样机办了一张身份证，每次移动都要扫码登记。
借出样机时，要强制要求客户签署样机协议，协议里明确标注借出时间、预计归还时间、样机当前外观状态和功能状态。我个人建议最好用照片做附件，把样机的每个细节都拍下来，包括屏幕、接口、外壳划痕等，这样归还能有据可查。
责任追溯机制不能只停留在纸面上。要指定专人负责样机管理，这个人要对每台样机的去向一清二楚。如果出现样机丢失或者严重损坏，直接追究借出业务员的责任，甚至可以设置连带惩罚。说白了，没有压力就没有执行力，只有让每个人都感到疼，制度才不会变成摆设。
样机长时间停留在客户手里，损耗风险会成倍增加。
很多客户拿到样机后，可能只是放在角落里吃灰，或者被多个部门同事随意操作，时间一长，功能故障率直线上升。因此，必须给样机设置明确的使用期限，比如常规样机借出周期为15天，大型设备样机不超过30天。
超期预警机制要自动化。可以借助企业微信或者ERP系统，在样机到期前三天自动向业务员和客户同时发送提醒，告知归还日期。如果客户确实需要延长试用，必须重新提交申请并说明理由，而不是默认自动续期。这样做的目的，是防止客户把样机当成长期资产来使用。
对于超期未归还的样机，要启动阶梯式惩罚措施。比如第一天起按日收取样机折旧费，超过两周则要求业务员先行垫付样机价值的一半作为押金。说实话，这种方法虽然看起来有点强硬，但实际效果很好，能够倒逼双方重视样机的及时归还。
损耗不能一概而论，必须制定分级标准。比如把样机损耗分为三个等级：一级是轻度损耗，包括外壳正常划痕、按键轻微磨损，这类损耗可以由供应商自行承担；二级是中度损耗，比如屏幕碎裂、接口松动，这类需要客户按维修费用的一定比例赔付；三级是重度损耗，包括主板烧毁、无法开机，这类直接要求客户按样机原价赔偿。
分级标准要写进合同或者协议里，最好用图文并茂的方式呈现。我见过一些供应商，只是口头跟客户说“别弄坏了”，结果真出了问题，双方扯皮扯得没完没了。所以，把标准白纸黑字写清楚，客户在签收时就能明确知道哪些行为会触发赔偿。
日常管理中，业务员要在样机借出和归还时，对照分级标准进行详细检查。检查结果要记录在案，并且双方签字确认。如果客户对损耗等级有异议，可以由第三方检测机构介入，费用由异议方承担。这样一来，既保证了公平，也减少了人为判断的主观性。
样机在使用过程中必然会产生折旧，但折旧率不能拍脑袋定。建议根据样机的出厂时间和使用频次，设定一个合理的折旧公式。比如样机每使用一个月，折旧率为原值的5%，使用超过六个月则折旧率翻倍。这样算下来，一台价值一万元的样机，使用一年后折旧可能达到七千元，客户在赔偿时只需承担剩余价值部分。
赔偿计算要区分不同情况。如果样机因客户操作不当导致损坏，比如进水、摔落，客户需承担全部维修费用；如果样机在客户仓库里被盗，客户需按样机当前折旧后价值赔偿。这里有个细节：要明确“操作不当”的具体定义，避免客户把正常使用中的意外也归咎于供应商。
实际操作中，很多供应商会忽略样机的配件损耗。
比如样机附带的电源适配器、数据线、遥控器等，这些东西很容易丢失。建议在协议里单独列出配件清单，并标注单价，丢失后按单价赔偿。我见过有的客户归还样机时少了根数据线，业务员觉得不值钱就算了，但累积起来，一年下来也是一笔不小的开销。
